CAMBIOS EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y FACTURA ELECTRÓNICA
Antes de entrar en materia, conviene decir que una cosa son los requisitos que han de cumplir los programas informáticos, (que entre otras opciones han de permitir el envío directo de facturas a los ordenadores de la AEAT), y otra cosa es la obligación de emitir factura electrónica.
A medida que se vayan conociendo más detalles sobre estos dos asuntos, desde SOLGIA se publicarán tantas circulares como sea necesario en aras a conocer toda la casuística que se pueda presentar.
Programas informáticos y envío a la AEAT de las facturas emitidas
Hacienda ya “casi” tiene fecha para que entre en marcha la nueva obligación para que pymes y autónomos que ingresen menos de 6 millones de euros compartan de forma inmediata su facturación con el fisco. La comunicación de los registros de facturación a la AEAT será voluntaria, no obstante, si la Agencia Tributaria pidiera estos registros la empresa estaría obligada a presentar los ficheros de facturas.
Esto significa que el contribuyente deberá cerciorarse de que sus aplicaciones informáticas cumplen con los requisitos establecidos por la AEAT.
El Ministerio de Hacienda prevé que este deber entre en vigor de forma escalonada, de modo que:
- Las empresas, (sociedades mercantiles), comiencen a remitir sus facturas a la Agencia Tributaria a partir del 1 de enero de 2026.
- Los autónomos lo hagan seis meses después, a partir del 1 de julio de 2026.
Esta obligación emana de la Ley contra el fraude fiscal de 2021 y persigue prevenir así cualquier tipo de elusión de impuestos y luchar contra la economía sumergida.
La obligación de intercambio de información con el fisco no supone hacer las facturas en formato electrónico, sino que simplemente exige remitir determinados datos de la misma como el emisor, el número de serie, la fecha o el importe.
La Administración ha escalonado la puesta en marcha consciente de que los autónomos tendrán más dificultades que las empresas para adquirir estos programas. Asimismo, también se gana tiempo para que la Agencia Tributaria pueda desarrollar una aplicación gratuita para que compañías y profesionales con menos facturación puedan utilizarla, (el procedimiento será un tanto “peculiar” de modo que serán pocos contribuyentes los que lo utilicen).
Los que cumplen con el SII (Suministro Inmediato de Información): exentos de esta obligación.
Para los que lo desconocen: el colectivo incluido obligatoriamente en el “SII” está integrado por todos aquellos sujetos pasivos cuya obligación de autoliquidar el Impuesto sobre el Valor Añadido sea mensual: Grandes Empresas (facturación superior a 6 millones de euros), Grupos de IVA, e inscritos en el REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA).
El Ministerio de Hacienda recuerda que los nuevos requisitos de los programas de facturación solo serán necesarios para las empresas que facturan menos de 6 millones, y no tendrán que cumplirlos los softwares que ya dan servicio a las compañías que superan este volumen de negocio y que desde 2017 ya remiten sus facturas al fisco a través del Suministro Inmediato de Información (SII).
La obligación para pymes y autónomos de emitir facturas electrónicas se retrasará a 2027
La Agencia Tributaria mantiene congelada la obligación de que pymes y autónomos facturen en formato electrónico. La Administración tiene paralizado este proyecto, del que aún no se ha aprobado el Real Decreto para desarrollar el reglamento, y se retrasará a 2027, al menos, para quienes ingresen menos de 8 millones de euros al año.
Esta obligación, que pone fin a la facturación en papel, nace de la Ley Crea y Crece de 2022 y consiste en que todas las empresas y profesionales tendrán que elaborar facturas en formato digital para sus clientes con el objetivo de que se pueda monitorizar su cobro y evitar la morosidad.
La factura electrónica exige que pymes y autónomos elaboren estos documentos en formato digital tal y como lo hacen en papel, de modo que se recojan todos los datos de la factura y los motivos del servicio.
El borrador del que se dispone establece que las empresas y autónomos con una cifra de negocio superior a los 8 millones de euros anuales tendrán que digitalizar sus facturas al año de la aprobación del Real Decreto, mientras que quienes tuvieran unos ingresos por debajo de ese umbral, deberán hacerlo a los dos años. De este modo, por muy rápido que se aprobara un nuevo reglamento, la obligación no entraría en vigor para las empresas y profesionales más pequeños hasta 2027.
¿Y ahora qué?
A nuestro juicio hay que convertir una obligación en una oportunidad, centralizando la información y optimizando los recursos. NUESTRO CONSEJO: comparta sus inquietudes y preocupaciones con su asesor fiscal.
La mejor forma de implementar los cambios es prepararse con tiempo para ellos. Anticiparse a las transformaciones para concebirlas de forma eficiente, e ir un paso por delante del marco legal y de la competencia.
La adaptación del programa de siempre, (o el nuevo programa si fuera el caso), no deberá subir manualmente dato a dato la información de la facturación al módulo de la sede online de la Administración Tributaria, sino que lo hará de forma automática. Los archivos quedarán registrados en el programa y en la AEAT, garantizando que son, además, exactamente iguales.
Tanto la facturación interna, como la que se comunica a la AEAT serán iguales. Así, en caso de problemas, la empresa podrá alegar que se cometió un error humano y no un falseamiento premeditado de la facturación. Tanto su factura como la que tendrá la AEAT a su disposición serán iguales. En cambio, si una y otra difirieran, podría cernirse la sombra de la duda.
La mayoría de los programas son intuitivos con una usabilidad elevada lo cual reduce, per se, la posibilidad de cometer un error. La inclusión de los datos es sencilla y el programa facilita, sobremanera, la emisión de las facturas.
La nueva ley tiene por objetivo luchar contra el fraude fiscal y poner coto a la economía sumergida. Así, la AEAT podrá ejercer una mayor supervisión de la contabilidad de los negocios. Pero no solo la Administración tendrá esa potestad; proveedores y clientes también podrán seguir el estado en el que se encuentra cada factura. Cada factura incorporará un método de rastreo (un código QR), que permita contrastar si ha sido presentada en tiempo y forma ante la AEAT.
En definitiva, la implementación del sistema de facturación supone una extraordinaria oportunidad de mejora para las empresas. Además, no hay elección. No hay otra.